У К Р А Ї Н А                         Проект

Тростянецька міська рада

2 сесія 7 скликання

 

Р І Ш Е Н Н Я

від 06.12.2017 року

м. Тростянець                                 №____

 

Про затвердження Положення про загальний

відділ апарату Тростянецької міської ради    

 

Відповідно до рішення 1 сесії 7 скликання Тростянецької міської ради   від 21.11.2017 року № 5 «Про затвердження структури, загальної чисельності апарату Тростянецької міської ради та її виконавчих органів», керуючись

ст. 25, ст. 26, ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,

 

міська рада вирішила:

 

1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату Тростянецької міської ради (додається).

 

2. Визнати таким, що втратило чинність рішення 45 сесії 5 скликання Тростянецької міської ради від 25.03.2010 року № 156 «Про затвердження Положення загальний відділ» зі змінами.

 

3. Дане рішення направити відділу правового забезпечення,  загальному відділу апарату міської ради, секретарю ради Ковальовій Н.А. та керуючій справами  (секретарю) виконкому Біловол А.Л.

                                         

Міський голова   Ю.А. Бова        

                                                                                     Затверджено

рішенням 2 сесії 7 скликання

Тростянецької міської ради

від 06.12.2017 року № __    

Положення

про загальний відділ апарату Тростянецької міської ради

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1.   Загальний відділ апарату Тростянецької міської ради (далі – Відділ) є структурним підрозділом апарату Тростянецької міської ради.       

1.2. Відділ у своїй діяльності підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові, керуючій справами (секретарю) виконкому та секретарю ради.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України,  рішеннями Тростянецької міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.  

1.4.  Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.

1.5. Положення про Відділ затверджується Тростянецькою міською радою.  

1.6. До складу Відділу  входять:  начальник відділу; провідний спеціаліст (з управління персоналом); спеціаліст 1 категорії (референт міського голови);   спеціаліст 1 категорії (з охорони праці, пожежної безпеки,  цивільного захисту та ведення військового обліку);  провідний спеціаліст (по роботі зі службовою кореспонденцією та зверненнями громадян); спеціаліст 1 категорії (з організації діловодства та контролю за виконанням розпорядчих документів)  секретар приймальні міського голови; спеціаліст 1 категорії (з консультування прийому та видачі документів); два діловоди, оператор комп’ютерного набору; три водії; чотири прибиральник службових приміщень, завідувач господарства та два опалювача.

1.7. На посади начальника та працівників Відділу  призначаються особи, що мають вищу освіту і необхідний стаж роботи в органах місцевого самоврядування, або на державній службі за фахом, або в інших сферах управління. Усі працівники Відділу приймаються та звільняються з посад міським головою в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

1.8.  Міська рада створює умови для нормальної роботи та підвищення кваліфікації Відділу, забезпечує відшкодування витрат на відрядження,  забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, посібниками та літературою.         

 

2. ЗАВДАННЯ  І ПОВНОВАЖЕННЯ ВІДДІЛУ

2.1.Основними завданнями Відділу є:

2.1.1. Документаційно-технічне забезпечення діяльності керівництва, апарату виконавчого комітету Тростянецької міської ради, ведення в апараті міської ради діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань управлінням, відділам та іншим структурним підрозділам апарату міської ради.

2.1.2. Організація кадрової роботи згідно чинного законодавства України, документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.

2.2. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань документаційно-технічного забезпечення:

2.2.1. Здійснює ведення діловодства в апараті Тростянецької міської ради та її виконавчого комітету з питань документаційно-технічного забезпечення.

2.2.2. Приймає, реєструє, здійснює попередній розгляд заяв, листів, скарг, передає згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву міської ради та на виконання, розмножує, розсилає вхідну і вихідну кореспонденцію, рішення ради, її виконавчого комітету, розпорядження міського голови, інші документи  ради та  виконавчого комітету ради; забезпечує доведення рішень міської ради, її виконавчого комітету до причетних виконавців, фізичних та юридичних осіб.

2.2.3. Забезпечує здійснення діловодства за запитами на інформацію, надісланими поштою та засобами факсового зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію.

2.2.4. Забезпечує ведення протоколів засідань сесій, виконкому, апаратних нарад при міському голові  та інших нарад.

2.2.5. Забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва міської ради.

2.2.6. Спільно з іншими відділами апарату міської ради забезпечує підготовку і проведення засідань виконавчого комітету міської ради, засідань сесій міської ради.

2.2.7. Бере участь у підготовці інструктивних та методичних матеріалів з питань організації діловодства, необхідних для роботи в структурних підрозділах міської ради.

2.2.8.  Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті міської ради, готує довідки, доповідні записки, звіти, інформацію з питань роботи з документами, періодично інформує керівництво міської ради з цих питань.

2.2.9. Забезпечує облік, зберігання бланків інформаційних, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів міської ради та її виконавчого комітету.

2.2.10. Складає номенклатуру справ апарату міської ради, забезпечує здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах апарату справ, приймає документи відділів на зберігання до поточного архіву апарату міської ради.

2.2.11. Готує та систематично надає структурним підрозділам міської ради  письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.

2.2.12. Здійснює своєчасну видачу довідок громадянам згідно чинного законодавства України та несе повну відповідальність за їх видачу та облік.

2.2.13. Здійснює контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах ради, відповідно до вимог діловодства.

2.2.14. Проводить роботу по створенню та вдосконаленню довідкового апарату архівних документів.

2.2.15. Здійснює організацію в установленому порядку користування архівними документами, видає архівні довідки, копії витяги з документів юридичним особам та громадянам, які зберігаються у міській раді.

2.2.16. Організовує особистий прийом громадян міським головою та його заступниками згідно затвердженого графіку прийому громадян.

2.2.17.  Забезпечує обстеження умов проживання громадян міста згідно поданих заяв з метою забезпечення соціального захисту населення та надання матеріальної допомоги.

2.2.18.  Здійснює своєчасну видачу довідок громадянам згідно чинного законодавства України та несе повну відповідальність за їх видачу та облік.

2.2.19. Проводить заходи з підвищення фахової кваліфікації працівників Тростянецької міської ради.

2.2.20. Здійснює придбання господарчих, канцелярських товарів, прибирання та забезпечення належного санітарного стану в приміщеннях міської ради.

2.2.21. Здійснює оформлення та видачу шляхових листів для забезпечення діяльності автомобілів міської ради, забезпечення звітності по шляхових листах.

2.2.22. Забезпечує своєчасну звітність до центру зайнятості, податкової, статисти та інших органів виконавчої влади;

2.1.23. Оформляє розпорядження на відрядження, веде реєстрацію розпоряджень по відрядженням.

2.2.24. Бере участь в організації та проведенні свят у місті.

2.2.25. Організовує наради з головами вуличних комітетів міста, забезпечує ведення протоколів таких нарад; забезпечує ведення журналу реєстрації вуличкомів, наявність зразків підписів, взаємодіє у видачі характеристик та довідок головами вуличних комітетів.

2.2.26. Забезпечує виконання порядку доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Тростянецька міська рада.

2.2.27. Здійснює контроль за дотриманням переліку відомостей, які становлять службову інформацію та його оприлюднення в разі внесення змін.

2.2.28. Забезпечує  прийняття запитів на інформацію:

- за телефоном 0-(5458) 5-13-80 в усній  та формі;

- факсом 0 (5458) 5-13-80;

 - електронною поштою на mail@trostyanets-miskrada.gov.ua в електронній формі.

2.2.29. Забезпечує та контролює надання та оприлюднення публічної інформації у (визначеному порядку), що створюється, отримується або знаходиться у володінні відділів, комунальних підприємств Тростянецької міської ради.

2.2.30. Здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у сфері цивільного захисту та межах визначених законодавством повноважень.

2.2.31. Вживає заходів щодо створення і  використання матеріальних резервів для запобігання та ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій.

2.2.32. Забезпечує розроблення і здійснення заходів щодо удосконалення організації цивільного захисту, запобігання виникненню надзвичайних ситуацій, реагування на них, ліквідації їх наслідків, захисту та життєзабезпечення постраждалого населення на території об’єднаної територіальної громади;

2.2.33.  Подає керівництву ради пропозиції  з питань цивільного захисту населення.

2.2.34. Здійснює в межах своїх повноважень збір, накопичення, оброблення, аналіз і оприлюднення інформації про стан техногенної та природної безпеки на території об’єднаної територіальної громади.

2.2.35. Здійснює контроль за виконанням в апараті міської ради вимог пожежної безпеки, установлених актами чинного законодавства та іншими нормативно-правовими актами.

2.2.36. Організовує проведення нарад, семінарів  щодо вдосконалення роботи із забезпечення пожежної безпеки, готує матеріали для розгляду найважливіших питань пожежної безпеки на засіданнях, службових нарадах тощо.

2.2.37.  Забезпечує повноту і якість обліку всіх військовозобов’язаних і призовників апарату міської ради за правилами і формами, установленими чинним законодавство України.

2.2.38. Систематично обліковує зміни у військовозобов’язаних і призовників, апарату міської ради, сімейного стану, адреси місця проживання, службового становища, технічної підготовки, освіти і в вносить ці зміни до особових карток.

2.2.39. Веде облік та забезпечує зберігання бланків, що використовуються при веденні війського обліку.

2.2.40. Забезпечує ведення обліку документів (з можливістю надання доступу), що знаходяться у міській раді та містять публічну інформацію у відповідності до норм чинного законодавства України документів;

       2.2.41. Здійснює інші повноваження, що випливають в процесі діяльності у межах визначених цим Положенням та чинним законодавством України.

2.3.  Відділ до покладених на нього завдань з питань організації кадрової роботи:

2.3.1. Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування в апараті Тростянецької міської ради.

2.3.2. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування.

2.3.3. Вносить пропозиції міському голові щодо зарахування до кадрового резерву посадових осіб відділів, управлінь Тростянецької міської ради.

2.3.4. Приймає від претендентів на посади в органи  місцевого самоврядування відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, проводить перевірку та здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

2.3.5. Розглядає та вносить на розгляд міському голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.

2.3.6. Готує проекти розпоряджень міського голови про призначення на посади та звільнення з посад працівників міської ради.

2.3.7. Оформляє документи про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок.

2.3.8. Обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників апарату Тростянецької міської ради, її відділів та управлінь.

2.3.9.  Здійснює роботу, пов'язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників.

2.3.10. Оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівникам, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності.

2.3.11. Готує документи для відрядження працівників у межах України та за кордон.

2.3.12. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.

2.3.13. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

2.3.14. Разом з іншими структурними підрозділами здійснює контроль за дотриманням Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів з питань кадрової роботи.

2.3.15. Проводить разом з іншими підрозділами роботу щодо укладення, продовження терміну дії, розірвання контрактів з керівниками комунальних та клубних  підприємств, установ і організацій міської ради.

2.3.16. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами місцевого самоврядування відомостей про доходи, зобов’язання фінансового характеру та належне їм майно, у тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім’ї (декларація про доходи).

2.3.17. Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз'яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції кадрової служби.

2.3.18. Розробляє проекти нормативно-правових актів, що стосується кадрових питань.

2.3.19. Проводить іншу роботу, пов'язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

 

3. ПРАВА ВІДДІЛУ

3.1. Відділ має право:

3.1.1. Залучати спеціалістів інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій для розгляду питань, що належать до його компетенції.

3.1.2. Отримувати в установленому порядку від державних органів, інших виконавчих органів  міської ради,  підприємств, установ та організацій усіх форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.1.3. Ініціювати скликання в установленому порядку нарад з питань, що належать до його компетенції.

3.1.4. Брати участь у засіданнях  сесій міської ради, виконавчого комітету, інших колегіальних органів, постійних комісій міської ради, нарадах, комісіях, робочих групах утворених міським головою, міською радою та її виконавчими органами, у разі розгляду на них питань, які відносяться до компетенції відділу.

3.1.5. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

3.1.6. Брати участь у роботі консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів для сприяння здійсненню покладених на нього завдань;

3.1.7. Вносити  міському голові  пропозиції  щодо  вдосконалення  роботи  з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.1.8. Мати інші права і повноваження відповідно до чинного законодавства, рішень ради, розпоряджень та доручень керівництва ради.

 

4.  КЕРІВНИЦТВО  ВІДДІЛОМ

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади  розпорядженням міського голови з урахуванням вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування». 

4.2. Начальник Відділу: 

-  очолює Відділ, здійснює керівництво його діяльністю;

- визначає напрямки діяльності, шляхи вдосконалення й підвищення ефективності роботи Відділу;

-  представляє Відділ у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами, організаціями; 

- несе персональну відповідальність за невиконання, або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію його повноважень, дотримання трудової дисципліни; 

- організовує та контролює виконання Відділом Конституції та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень міського голови, рішень Тростянецької міської ради і  її виконавчого комітету;

- планує роботу відділу, подає пропозиції до перспективних та поточних планів роботи Відділу;

- звітує про проведену роботу Відділом в порядку, визначеному законодавством України.

4.2. У разі відсутності начальника Відділу (лікарняний, відпустка тощо) його обов’язки виконує інша особа, визначена розпорядженням міського голови.

 

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ  ВІДДІЛУ

5.1. Працівники Відділу несуть відповідальність за неналежне виконання покладених на Відділ даним Положенням повноважень у порядку, передбаченому чинним законодавством України. Повноваження Відділу розподіляються начальником між працівниками Відділу та закріплюються у посадових інструкціях. 

5.2.    За порушення трудової та виконавчої дисципліни працівники Відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством України 

 

6. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

6.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України. 

6.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

 

 

Секретар  ради                                          Н.А. Ковальова