У К Р А Ї Н А                              Проект                 

Тростянецька міська рада

21 сесія 7 скликання

Р І Ш Е Н Н Я

 

від 28.05.2019 року

м. Тростянець                                 №____

 

Про затвердження Положення про інформаційну систему

«Реєстр Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади»

 

З метою визначення структури, складових та призначення інформаційної системи «Реєстр Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади», відповідно до вимог статті 11-2 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», керуючись ст. 25 п.31 ст. 26, ст. 59, ст. 60 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,

 

 

1. Затвердити Положення  про інформаційну систему  «Реєстр Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади», що додається.

 

2.  Відділу інформаційно-технічного забезпечення апарату Тростянецької міської ради забезпечити впровадження Реєстру Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади.

 

3. Відділу з питань державної реєстрації апарату Тростянецької міської ради здійснювати організаційне та методологічне забезпечення ведення Реєстру Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади.

 

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на  постійну комісію мандатну, з питань депутатської діяльності, етики, законності та регуляторної політики.

 

                                            





 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 1.1. Положення про інформаційну систему «Реєстр Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади» (далі – Положення) визначає завдання, структуру та склад інформаційної системи «Реєстр Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади» (далі – Реєстр).

1.2. Правовою основою діяльності Реєстру є Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про інформацію», «Про захист персональних даних», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», Постанова Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 року № 207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру» та з метою виконання відділом з питань державної реєстрації апарату міської ради повноважень у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання осіб (далі – орган реєстрації) на території Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади.

1.3. У цьому Положенні терміни вживаються в значеннях, наведених у Законах України «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні».

1.4. Дані Реєстру можуть використовуватися із статистичною або науковою метою, за умови їх знеособлення.

 

2. ЗАВДАННЯ РЕЄСТРУ

2.1. Завданням Реєстру є:

• забезпечення органів реєстрації, на які покладені функції реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб на території Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади, засобами автоматизації процесів формування та ведення реєстру громади відповідно до вимог нормативно-правових актів України;


• актуалізація даних в Єдиному державному демографічному реєстрі;


• обмін відомостями між реєстрами інших територіальних громад України у частині реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці.

2.2. Призначення Реєстру – інформаційно-довідкове та організаційно-технологічне забезпечення процесів реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи, що здійснюється органами реєстрації на території Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади.

2.3. Реєстр забезпечує:

• зберігання персональних даних, що внесені до Реєстру, та їх відображення за встановленою формою;


• формування та друк заяви-анкети про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;


• формування та друк відмови у здійсненні реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи;


• перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Державного реєстру виборців;


• формування та друк заяви-анкети для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру;


• взаємопов’язаний пошук за атрибутами, відображення в інтерфейсі результатів, друк списку чи картки;


• коригування даних, перереєстрацію місця проживання/перебування фізичних осіб та скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;


• збирання, підготовку, введення інформації (даних) з первинних документів та сканованих документів;


• перевірку факту реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи за іншою адресою в межах обслуговування реєстру;


• пошук інформації про фізичну особу за базою даних Реєстру;


• формування та друк за встановленими формами звітів, довідок, карток, повідомлень тощо;


• формування єдиної бази даних для зберігання, обробки та використання інформації щодо обліку осіб, які проживають/перебувають на території Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади;


• автоматизацію процесів реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб;


• взаємодію з Єдиним державним демографічним реєстром, реєстрами інших територіальних громад;


• пошук та обробку даних за будь-якими критеріями та фільтрами, автоматизоване формування довідок та інформаційно-аналітичних звітів;


• інтеграцію з іншими пов’язаними системами в установленому порядку;


• надання інших електронних сервісів у порядку, встановленому Тростянецькою міської радою.

 

3. ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ РЕЄСТРУ

3.1. Інформаційні ресурси Реєстру – база даних, призначена для зберігання, обробки, використання інформації, що створюється, ведеться та актуалізується органом реєстрації для обліку фізичних осіб, які проживають/перебувають на території Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади.

3.2. Інформація, що обробляється в Реєстрі, є власністю Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади і підлягає захисту в установленому порядку.

3.3. Порядок обробки і захисту персональних даних, що містяться у Реєстрі, визначається володільцями, розпорядниками персональних даних самостійно відповідно до норм чинного законодавства.

 

4. СУБ’ЄКТИ РЕЄСТРУ

4.1. Суб’єктами Реєстру є:

• власник Реєстру;


• розпорядник Реєстру;


• адміністратор Реєстру;


• адміністратор безпеки Реєстру;


• користувачі Реєстру.

4.2. Власником Реєстру є Тростянецька міська об’єднана територіальна громада.

4.3. Розпорядником Реєстру є відділ з питань державної реєстрації апарату Тростянецької  міської ради.

Завдання розпорядника – вирішення організаційних питань щодо забезпечення формування та ведення бази даних Реєстру, надання доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, прийняття управлінських рішень стосовно розвитку і вдосконалення Реєстру, а також інші завдання, передбачені законодавством.

4.4. Адміністратором Реєстру є відділ інформаційно-технічного забезпечення апарату Тростянецької  міської ради. Технічне обслуговування і супровід мережевого устаткування, апаратних та програмних засобів Реєстру організовується адміністратором Реєстру.

Завдання адміністратора Реєстру є забезпечення розробки та функціонування апаратного та програмного забезпечення Реєстру, розгортання та налаштування робочих місць користувачів, надання консультацій та технічної підтримки користувачам Реєстру.

4.5. Адміністратором безпеки Реєстру є відділ інформаційно-технічного забезпечення апарату Тростянецької  міської ради.

Завдання адміністратора безпеки Реєстру: організація виконання функцій контролю за дотриманням правил, процедур, технології обробки інформації в Реєстрі; адміністрування облікових записів користувачів згідно із заявками розпорядника Реєстру (у форматі: прізвище, ім’я, по батькові, посада, індивідуальний податковий номер); дотриманням вимог політики безпеки Реєстру.

4.6. Користувачами Реєстру є службові/посадові особи розпорядника Реєстру, державні органи та органи місцевого самоврядування, підприємства та установи, а також інші особи, які в установленому порядку отримали відповідне право доступу до інформації Реєстру.

 

5. ФОРМУВАННЯ ТА ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ

5.1. Формування та ведення Реєстру в електронному вигляді покладено на посадових осіб відділу з питань державної реєстрації апарату міської ради.

5.2. Ведення Реєстру здійснюється державною мовою за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують захист відомостей, що

вносяться та містяться у Реєстрі, від несанкціонованих дій, в тому числі з дотриманням вимог функціонування комплексної системи захисту інформації Реєстру.

5.3. Формування Реєстру здійснюється на підставі інформації про осіб, місце проживання яких зареєстровано в межах Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади, наданих органами та в порядку передбачених чинним законодавством.

5.4. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, що забезпечують: 

1)  авторизацію посадових осіб органу реєстрації місця проживання;  

2) внесення визначеної Законом та цим Положенням інформації про фізичну особу; 

3) зберігання персональних даних, що внесені до Реєстру та їх відображення; 

4) пошук інформації про фізичну особу за базою даних Реєстру;

5) перевірку персональних даних особи за базами даних, які сформовані з використанням персональних даних Реєстру;

6) проведення дій пов’язаних з реєстрацією/зняттям з реєстрації місця проживання фізичних осіб, скасування реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання; 

7) внесення до Реєстру відомостей, передбачених Правилами реєстрації місця проживання, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 року №207 (далі – Правила);

8) формування та друк звітів, довідок, карток, повідомлень та інформації, що передбачені та встановлені Правилами; 

9) коригування даних про фізичну особу, у разі встановлення розбіжностей між відомостями, або внесення змін до інформації, що пов’язані зі зміною даних про особу (прізвище, ім’я, по батькові, реквізити паспортного документу, свідоцтва про народження тощо); 

10) внесення, на підставі відповідних актів, інформації про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів тощо), населених пунктів, адміністративно-територіальних одиниць, зміни в адміністративно-територіальному устрої із збереженням попередніх даних у Реєстрі;

11) формування та передачу інформації, пов’язаної з реєстрацією/зняттям з реєстрації місця проживання фізичних осіб до Реєстру та Єдиного державного демографічного реєстру, у разі підключення органу реєстрації місця проживання до такого реєстру,(далі – ЄДДР), у визначеному законодавством порядку;

12) ідентифікацію особи, що здійснила реєстраційну дію, внесла зміни до відомостей, що містяться в Реєстрі або сформувала довідкову інформацію, із фіксацією дати та часу такої дії.

5.5. До Реєстру вноситься наступна інформація про особу:  прізвище, власне ім’я (усі власні імена), по батькові; дата та місце народження; місце проживання/перебування; відомості про громадянство; дата реєстрації місця проживання/перебування; прізвище, ім’я та по батькові представника, якщо він діє від імені та в інтересах особи, та відомості про документ, що посвідчує повноваження представника; інформація про попереднє місце проживання; дата зняття з реєстрації місця проживання (після вибуття особи); інша інформація та інформація, яка повинна подаватись органом реєстрації до органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування відповідно до чинного законодавства;   

5.6. До Реєстру автоматично вноситься інформація про найменування органу реєстрації місця проживання, прізвище, ім’я, по батькові адміністратора, яким внесено запис до Реєстру. Користувачі Реєстру відповідають за достовірність інформації, що вводиться ними до Реєстру, та зобов’язані дотримуватися законодавства про інформацію.

5.7. У разі виявлення в Реєстрі помилкових відомостей про особу орган реєстрації повідомляє їй про це у тридцяти денний строк з дня виявлення таких відомостей та звертається до особи з проханням надати достовірні відомості для внесення змін до відповідного реєстру та/або документів, до яких вносяться відомості про місце проживання/перебування, і передає відповідну інформацію до уповноваженого органу з ведення ЄДДР та Державного реєстру виборців.

 

6. ДОСТУП ДО РЕЄСТРУ

6.1. Доступ до інформації, що міститься у Реєстрі, здійснюється з дотриманням вимог Законів України «Про інформацію», «Про захист персональних даних», постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 року №1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» та інших вимог чинного законодавства.

6.2. Доступ до Реєстру здійснюється виключно авторизовано, із застосуванням електронного цифрового підпису та з збереженням інформації про службову або посадову особу, яка здійснювала запит та час такого запиту.

6.3. У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, виконання посадових обов’язків по якій не пов’язане з обробкою персональних даних, що містяться в Реєстрі, відповідальною посадовою особою вживаються заходи щодо унеможливлення доступу такої особи до персональних даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб’єктів, передаються іншій посадовій особі.

6.4. Органи реєстрації здійснюють обмін відомостями між реєстрами різних територіальних громад для реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання особи у разі її вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

6.5. Службовим та посадовим особам органу реєстрації, виконавчих органів міської ради та інших органів державної влади, підприємствам, установам та організаціям, що обробляють персональні дані, внесені/отримані до/з Реєстру, забороняється розголошувати персональні дані, що стали їм відомі у зв’язку з  виконанням ними службових обов’язків.

 

8. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку Реєстру

8.1. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвитку Реєстру здійснюється за рахунок коштів бюджету Тростянецької міської об’єднаної територіальної громади та інших джерел не заборонених чинним законодавством України.